Getting Things Done (GTD) es un sistema de productividad personal creado por David Allen, autor del libro Organízate con eficacia. Se trata de un conjunto de reglas y procedimientos que te ayudan a organizar y aprovechar el tiempo con eficacia. Jordi Sánchez, de organizaciónpersonal.com y Francisco Sáez, de Facilethings cuentan cómo ponerlo en práctica.

Qué es y para qué sirve

Es un sistema externo a la memoria que permite recordar las cosas que tenemos que hacer sólo cuando hay que hacerlas y establece una serie de procedimientos para obtener tus objetivos de forma eficaz a corto, medio y largo plazo. Otra peculiaridad del método es que no separa la parte profesional de la personal. Todas ellas requieren tiempo y atención por lo que habrá que incluirlas en la misma lista. A veces puede ser prioritario llevar a tu hijo al médico o bajar a hacer la compra antes que terminar un escrito.

“La primera ventaja del sistema sería reducir los niveles de estrés”, dice Francisco Sáez, de Facilethings
Entiende Jordi Sánchez, experto en productividad y responsable de organización personal.com que el principal problema que tenemos con la productividad es la falta de motivación. “Cuando hablas del tema la gente se cierra porque lo asimilan con los jefes y trabajar más para cobrar lo mismo. En principio, la productividad debe relacionarse con trabajar menos para vivir mejor, porque aprovechas mejor el tiempo”. El GTD te da una serie de pautas para seguir un procedimiento completo de cómo hacer algo y se basa en dos partes: la perspectiva y el control.

La perspectiva

En esta se plantean los objetivos que quieres obtener a corto, medio y largo plazo. Consta de 6 etapas que Jordi Sánchez relaciona con otros tantos niveles que van de lo concreto a lo más abstracto. Serían estas:

-Las acciones: Consiste en decidir lo que tienes que hacer en el día a día, como unidad mínima. El consejo de Francisco Sáez en esta parte es que si la acción te va a llevar menos de 2 minutos la realices ya.

-Los proyectos. En el GTD hay que entender la palabra proyectos en sentido distinto al convencional. Aquí un proyecto es cualquier cosa que requiera más de una acción. Siguiendo con el ejemplo de hacer la compra, este sería un proyecto porque requiere de varias acciones (la lista, hacerla, trasladarla, ordenarla…)

-Las áreas de responsabilidad: Ya hemos dicho que el método no distingue entre la vida profesional y el resto de las facetas personales. Responsabilidades tienes tantas como profesional como padre, hijo, amigo…De todas ellas conviene hacer una lista

-Los objetivos: Estos se plantean a corto y medio plazo. Un objetivo sería, por ejemplo, marcarte una facturación para finales de año.

-La visión: Serían cómo objetivos a 3-5 años vista. Tienes ahí la idea en la cabeza pero no acabas de vislumbrarla. Los objetivos se pueden definir pero la visión es más complicada porque depende de más factores.

-El propósito: Corresponde a los valores que quieras implantar para tu vida. Saber por qué haces todas las cosas anteriores y adonde quieres llegar.

La parte de control

Es el día a día. Cómo organizar lo que tienes que hacer. La parte del control del GTD se basa en 5 pasos:

1.- Recopilar o capturar. Esto significa apuntar todo aquello que se te pase por la cabeza. No hay más. Lo apuntas en lo que David Allen llama una bandeja de entrada, que puede ser desde una libreta de notas, el correo electrónico o cualquier soporte donde meter información.

2.-Procesar o aclarar: Coger lo que tienes en todas las bandejas de entrada y definir lo que significa para ti. Aclaras su importancia, si corre prisa, si conviene guardarlo, si es una tontería que te ha venido a la cabeza y puedes eliminar…

3.- Organizar. Dependiendo de lo que sea cada cosa, la destinas a un sitio distinto. Aquí vas haciendo listas con las acciones siguientes, los proyectos, otra de “algún día tal vez” y las vas catalogando conforme a los niveles de la perspectiva.

4.- Evaluar y revisar. Significa coger la lista, repasarla y decidir qué vamos a hacer. Tan sencillo como esto. “El GTD es muy simple, pero útil para erradicar hábitos cuando se trabaja sin orden. Se trata de saber lo que tienes que hacer ese día y desentenderte del resto porque se supone que has elegido lo mejor y las cosas solo pueden hacerse de una en una”, dice Jordi Sánchez.

5.- El paso es hacer y concentrarte en ello

Revisiones

Cuenta también Jordi Sánchez que, según GTD, la única forma de planificar es usando el método natural de planificación de proyectos. “El primer paso de la planificación natural es, siempre, definir el resultado que esperamos conseguir. Por lo tanto, definir el propósito y visualizar el resultado que queremos conseguir es imprescindible antes de organizar nuestros proyectos”.

Para llevar a cabo una buena planificación sería necesario incorporar a la rutina una revisión periódica que puede ser:

Diaria: de los elementos que se pueden hacer ese mismo día o en breve delimitando las próximas acciones.

Semanal: Al objeto de mantener la fiabilidad del sistema.

General: De forma periódica y cuando lo estimes necesario para comprobar que no hemos perdido la perspectiva y seguimos alineados a la visión y el propósito.

Fuente: emprendedores.es

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